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メールが改行/折り返しされてしまう問題を解決

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メールは一行あたりの文字の長さが決まっているようでして、それを超えると自動的に改行が入ってしまうようです。

メジャーどころで言うと以下の感じ

  • Mac Mail.app:35文字(半角70文字)
  • Outlook:38文字(半角76文字)

↑多分これだと思います。

しかし、この問題は単純に文字数だけではないようでして、標準テキスト(逆はリッチテキスト)の場合は文字数ではなくてバイト数(70バイト)を基準として自動的に改行が入ったりするようです。その場合は文字コードの違い(UTF-8、ISO-2002-jpなど)によってバイト数も異なってしまうようです。

まあ、そんな感じで色々あるようですが、そんなことを意識しながらメールの作成をするのは面倒くさいし時間の無駄です。

恐らくこのメールの自動改行の問題を考える人というのは、自分が他者から送られてきたメールが変なところで改行されているのを見て、「なんだか読みにくいメールだな」と感じて、「ところで自分が送っているメールはどうなんだろう?」と考えている人なんだと思います。

メールの改行位置により、文書の読みやすさは全然違ってきます。特にビジネス上であれば、この点は気をつけたいところだと思っています。内容以前にそもそも改行位置が変なメールの場合、それだけで好感度は大幅ダウンです。



メールの改行位置を手動でコントロールする

さて、実はメーラーは設定により、改行位置を変更できるようです。しかしそれは受け取るメールの改行位置であって、送信するメールの設定ではありません。つまり送ったメールは送った側の設定により改行がされてしまいますので、この方法では解決できそうもありません。

つまり、メールの改行位置は自分自身が手動でコントロールする必要があります。そこで、私が活用しているメールの改行位置を手動でコントロールする方法を紹介します。

一行あたりの文字数を決める

まずですが、そもそも文字の長さをどこに合わせるかということを考えないといけません。一般的にはまだOutlookを使用している方が多いようですが、もちろんそれ以外のメーラーも多く出回っています。

1行あたりの文字数が少ない分には問題ないので、各種メーラーの中で、改行する際の文字数が最も少ない方を基準にするのが正解だと思います。

そうすると、大体30〜35文字前後というのが答えのようです。

この文字数に幅があるのは、先に少し述べたバイト数の問題で、文字数だけ意識していると、意図しない改行がされるリスクが考えられるからです。そうすると結論「30文字(全角60文字)」が一番安全かなと。

メールの署名で文字の長さの基準を作る

少し短い気がしなくもないですが、意図しない改行をされてしまうことを考えると短い分には問題ないので、一行あたりに書く文字数は「全角30文字」と決めました。

これからメールを書く際には一行あたり「全角30文字」以内として書きたいと思いますが、一行あたり何文字まで書いているかを瞬時に判断するのは困難です。

そこで、メールの署名を利用します。これは実際の画面を見てもらった方が早いかと。

Mail

最後にくっついている、

山田太郎
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社■■■■

この部分が署名です。

見ていただくとわかるのですが、「ーーー」でラインを入れてまして、この長さをちょうど「全角30文字」としています。

更に、メール作成の画面をその「ーーー」が改行されないギリギリのところまで幅を狭めています。

つまり、この状態でメールを作成した場合、文字が改行されてしまうようであれば、送信したら受け手の方で改行されてしまう可能性があるということですので、そうならないようにメールを作成すればOKという仕組みです。

慣れないうちはメール作成時にちょっと窮屈な印象があって画面を大きくしたい衝動にかられるかもしれませんが、慣れれば全然OKですし、これで改行位置(文字数)を気にしながらのメール作成から解放されるので、全然ハッピーです。

ちなみに、署名はそれぞれオリジナルで作成すると思いますが、その際には全角で作った方が無難です。半角の「*」や「-」なんかを使うとこの長さと文字数が一致しなくなってしまいますので、怪しくなります。

長いURLを貼り付けた場合に改行されてしまう問題

結論、これは根本的解決は難しいですが、短縮URLを使用することで回避できるかと。

短縮URLを生成するには、以下のようなサービスがあります。

いずれも長いURLを短く短縮してくれます。お好みで使い分ければ良いと思いますが、簡単にそれぞれの特徴に触れます。

Google URL Shortener

ご存知Googleのサービスでして、Googleアカウントを持っていればアクセスログ、つまりクリックされた回数を知ることができます。送ったメールでちゃんとクリックされたかな?と気になるようなものであればアクセスログがとれるのが良さそうですね。

ブラウザでChromeを使用しているならアドオンを入れると便利かも。

goo.gl URL Shortener

Ow.ly

Twitter関連のサービス「Hootsuite」のヤツです。Hootsuiteを使ってる人ならこれが馴染みがあるかも。直接的なChromeのアドオンはないですが、Hootsuiteとしてのアドオンがあるので、それが使えなくもないです。

Hootsuite Hootlet

元々Twitter関連のサービスなので、何かをツイートする前提でURLも短縮できるよ、という感じですので使いづらいかも。

Bitly

これもアクセスログがとれますし、同じくChromeのアドオンもあります。

Bitly | Unleash the power of the link

メインどころは上記3つなので、お好みで使ってみるといいかと。

(おまけ)文字の長さを簡単に知る方法

よく使わさせていただいているのですが、なんもじ というサイトでは、画面上にコピーした文字数を瞬時に表示してくれます。

Nummoji

青い枠線内に数えたい文字数をコピペなどで入力すると右側に文字数が表示されます。



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