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Mac Mail App のひな型(オリジナル)の使い方

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Mac Mail App にはひな型機能が標準されております。

そのほぼ全ては恐らくは一生使わないであろうHTMLメールのひな型で、誕生日やらなんやら用にデコレーションされたもので、正直そんなものには一切興味はないのですが、この機能自体はビジネス等で使える場合もあります。

それは自分自身で作った独自の、つまりオリジナルの「ひな型」です。

ビジネス上では毎日似たようなメールの送信をすることも珍しくありません。その度にゼロから文章を作成することは時間のロスです。もしも同じ文章などの箇所だけでも使いまわしできれば、その分時間の節約になります。



Mac Mail App のひな型(オリジナル)の使い方

1.ひな型になるメール文書を作成する

まず、ひな形にしたいと思うメールを普通に作ります。新規メール作成から、以下の感じで。

Mail template

それからメニューバーから「ファイル > ひな型として保存 をクリック」

Mail template 02

続いて

Mail template 03

分かりやすい名前をつけて「保存」。これだけでひな形の完成です。

2.作成済みのひな型をメール文書に反映させる

実際に保存した雛形を使うときは、まず新規メールを作成ボタンをクリック(など)。

新規メール作成画面が開いたら、画面右上にある「ひな型アイコン」をクリック、すると差出人と本文との間にひな型メニューが表示されるので、使いたいひな型をクリック(複数ある場合は横に並びます)。

Mail template 04

するとこのように作成したひな型が文書に反映されるので、あとは「●●」などとしているところを適宜お客さんの名前など入れると使いまわせるという感じです。

ひな型が反映されない場合

恐らく、この問題にぶつかる人は相当数存在すると思います。

上記の通りにやったのに、いざメールを作成してみると反映されない場合、まずは真っ先に「署名」を疑ってみてください。

「署名」を使っている人はほぼ100%この問題にぶつかるはずです。

「署名」を使うとひな型が適用されません!理由はよく知りませんが、恐らく署名とひな型はメールに定型文を挿入するという意味で類似したものなので、どちらか一方を使えば、もう一方は使われないって感じなのだと思います。

つまり、普段「署名」を使っている人が「ひな型」を使う場合は、必ず「署名」はドロップダウンリストから「なし」を選んで消してから、「ひな型」を呼び出す動作をしないといけないのです。

どうしても「署名」も使いたい場合

仕様上は無理なので、作成する「ひな型」上に「署名」と同じ内容のものを入れておく。これです。

いいところ悪いところ

いいところ

宛先のメールアドレス(CC,BCC含む)、件名も記憶してくれるところ。

例えば業務日報のように宛先と件名、もっと言えば本文の大半が定型化されているメールには活躍してくれると思います。

悪いところ

先ほども触れましたが、「署名」があると反映されない仕様が面倒くさいです。

それからもう1つ、ひな型内の文書はテーブル?みたいな枠で囲まれちゃっているようでして、そのせいでカーソルが任意の場所をクリックできないのです。どういう感じかというと、

Mail template 05

と、こんな感じでどこをクリックしても全文を選択したような状態になってしまいます。

この状態だとピンポイントでテキストを差し替えする作業が非常に困難で手間取ります。キーボードの上下左右の矢印を使ってカーソルを移動するなどで対応するしかないのです。

これはかなり面倒くさくて、これなら多分普通にメールを打っている方が随分早いはず。

常に全選択されてしまうのを解除する裏技

裏技というほど大袈裟じゃないですが、上記のどこをクリックしてもメール全文が選択されてしまうのを解除する方法があります。

その方法はですが、まずは通常通りの方法で「ひな型」を反映した状態とします。

次にメール本文をクリックします。当然ですが、この時点では先ほどの状態のようにメール全文が選択された状態となります。

Mail template 06

▲この状態でキーボードの右矢印(→)、もしくは下矢印(↓)のいずれかを押します。するとカーソルが文章の一番最後に配置されます(上、左を押すと一番上になってしまうのでダメ)。

Mail template 08

▲この状態になるので、「enter / return」を押して1行段落をつけます。

Mail template 09

▲1行段落がつきました。

すると不思議なことにこの後からはマウスでクリックした任意の箇所にカーソルを合わせられるようになります。

全く意味の分からない仕様ですが、これでなんとか普通のメールの感じで編集できるので、悩んでいる方はお試しください。



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