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ファイル共有おすすめの方法

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今の時代、仕事上で大きなデータを他者とやり取りする機会がすごく多いですね。しかもファイルサイズもだいぶ大きくなって数百MBなんてザラで、ギガに逝ってしまうこともあります。

そんな時によく使われるのがオンラインストレージです。

人気の無料オンラインストレージ

このあたりのサービスを使っている方が多い印象です。特にギガファイル便は今では50GB/ファイルも使えて、しかも会員登録なども不要ですので、サイトにアクセスすれば誰でもすぐに使えちゃうという手軽さもあって、お客様から「データ送りたいんですけど、うすればいいんですか?CDに焼きいたものを郵送しましょうか?」なんて言われた日には全力で「ちょっと待って、これを使って下さい。」とお勧めしたりしています。

余談ですが、この際に合わせて案内しているのが、

複数のファイルを送る場合、

  1. 必ず1つのフォルダにまとめる
  2. フォルダをZIP化(Windowsなら右クリック…)
  3. ZIPファイルをアップロード
  4. 表示されたダウンロードURLをコピー、メールに貼り付け
  5. メールを私宛に送信

こんな感じで案内しております。実際はもっと簡略化出来る(直接メールを送るなど)の方法もあるのですが、そこまで手順を説明するとパニックになる方もいるので最も簡単な方法で案内しているわけです。

何故こんな回りくどい案内をしているかというと、大体こんな感じのお客様の場合、例えば送りたいファイルが100個あったら100回アップロードするわけです。つまりダウンロードする側の100回リンクをクリックする必要があるわけです。

つまり誰も得をしないのです。これが1つのフォルダにまとめてZIP化されていることでダウンロードは1回で完了するので、誰も不幸にならずに済むのです。

おすすめの方法はDropboxでファイル共有

さて、お客様にご案内するぶんには無料オンラインストレージが無難だと思います。特にギガファイル便は上述しましたが、会員登録も不要なのでネットに繋がればそのまま即利用できますので、このために新たに何かをご準備頂く必要はないからです。

でも、こちら側からファイルを送る場合、そしてなおかつDropboxのユーザーであればDropboxを使うほうがなお利便性が高いのです。

メリット1:手早く共有できる

ブラウザを開くことなく、ローカル上で全てを完結することが出来るので、かなり手早くファイル共有をすることが出来ます。

dropbox

前提としては「共有したいファイルがDropbox内に入っていること」という条件があります。その状態であれば共有したいファイルにて右クリックで「Dropbox リンクを共有」をすることで、即共有するためのURLが生成されます。

dropbox02

↑こんな感じで「…リンクをクリップボードにコピーしました…」と出ます。

実際にメール等でペーストしてみると

https://www.dropbox.com/s/dwzg045wri26ezk/%E3%81%93%E3%82%8C%E3%81%AF%E3%83%86%E3%82%B9%E3%83%88%E3%81%A7%E3%81%99%E3%80%82?dl=0

このようにURLが生成されていることが確認できます。

このURLにアクセスしてみると、

dropbox03

こんな感じで「ダウンロード」することが出来るわけです。なお「Dropboxに保存」を実行したい場合はDropboxユーザーである必要があります。ログインしていない状態、もしくはDropboxユーザーではない場合は、

dropbox04

とこういう感じでログインもしくはアカウントの作成を促されることとなりますので、取り急ぎは「ダウンロード」で十分です。

メリット2:パスワード/有効期限を設定できる

無制限にいつまでもダウンロードできる状態ってのはセキュリティ上宜しくないですね。Dropboxではパスワードと有効期限を設定できます。

これをしたい場合はDropboxのWebサイトにアクセスする必要があります。これをする際に手軽なのは先程のファイル共有URLを生成する手順と近い感じで、共有したいファイル上で右クリック、

dropbox

今回は「Dropbox.com で表示」をクリックします。

これでブラウザが立ち上がりまして、

dropbox05

こんな感じでWebページ上で表示されるので、共有したいファイルの「共有」というボタンをクリックします。

dropbox06

ここでさらに「権限の変更/有効期限の追加」をクリック

dropbox07

閲覧できるユーザー > パスワード所有者のみ > 任意のパスワードを入力

有効期限を追加しますか? > はい > 任意の日付を選択

最後に「設定を保存」をクリック

dropbox08

これで設定が出来ましたので、ファイルへのリンクをコピーしてメールなどでお伝えすれば良いわけです。なお「リンク送信先:」のところで送りたい相手のメアドなどを入れればそのまま共有できる事となりますが、私の場合は普段使い慣れたメーラーの方が自分自身も使いやすいですし、特に仕事関係者であればいつもの私のメールの感じ(署名やら文章構成やら)で送信したほうが安心するだろうと思いますので、もっぱらコピペでメール連絡しております。

メリット3:メールの誤送信による機密漏れを防げる

皆さんの会社、もしくは取引先からのファイル共有の方法で、例えばファイル(大体ZIP)が先に添付ファイルとして送って、次のメールでその解凍用パスワードをお知らせする。

こんなことを経験した人もいるんじゃないでしょうか。

これって、何のためにやっているかというと一言で言えば「セキュリテイのため」となるのですが、これは本来はメールの誤送信による機密漏れを防ぐという意味合いらしいです。

  1. 1回目のメールを送ったあと、送信した相手を間違っていたことに気がついた…やばい!
  2. でもパスワードは2回目のメールで送ることとしているので開けないのでセーフ!

2段階チェックをするので、機密漏れが防げるよという発想らしいのです。でもこれって私自身はすごい馬鹿げた方法だと思っています。

何故かと言うと2回目のメールは先に送ったメールの複製みたいな(全員に返信など)感じで作るよという人が多いはずなので、結局2回目も間違ってしまうと。

そうでなくて2回目もまた1からちゃんとメールアドレスを確認しながら作成…ってことになるとめちゃくちゃ手間でして、やっぱりバカバカしい。

ではDropboxの方法であればどうかというと、

  1. 1回目のメールを送ったあと、送信した相手を間違っていたことに気がついた…やばい!
  2. でもDropbox上の例のファイルを消してしまえばダウンロードできなくなるのでセーフ!

ということが出来るのです。もちろんしばらく間違いに気が付かなかったらダウンロードされちゃってアウトですけどね。すでに間違った相手に送ってしまったというよりもリスクは全然低いのです。

それから「Dropbox上の例のファイルを消してしまえば…」とは書きましたが、これはガチで消してしまう必要はありません。ファイルの場所を移動したり、ファイル名を変えたり、パスワードを変更したりと、要するにメールで連絡してしまった状況を変えてあげれば良いだけなのです。

Dropboxと合わせて利用したいツール

短縮URLサービス

おまけ的な感じですが、どうせDropboxを使うなら合わせて使いたいツールが有ります。それは「URL短縮ツール」です。

先ほどの

https://www.dropbox.com/s/dwzg045wri26ezk/%E3%81%93%E3%82%8C%E3%81%AF%E3%83%86%E3%82%B9%E3%83%88%E3%81%A7%E3%81%99%E3%80%82?dl=0

ですが、めちゃ長いですね。これはファイル名及びそれを入れているフォルダ名が日本語であるため、それが変換(エンコード)されてこんなに長くなっているわけです。

これを再変換(デコード)してみたいと思います。ついでですのでこういう変換をしてくれる便利サービスも紹介します。

URLエンコード・デコードフォーム:http://www.tagindex.com/cgi-lib/encode/url.cgi

こちらのサービスを利用させていただき、先ほどの長たらしいURLを読めるように日本語に戻しました。

https://www.dropbox.com/s/dwzg045wri26ezk/これはテストです。?dl=0

こうなるわけです。見ていただくとお分かりのように、日本語部分だけでURLがやたら長くなってしまっていたことが分かります。

日本人である以上、フォルダ名やファイル名が日本語であることが多いでしょう。これを英語表記等にすることで、URLはそのまま英語が表記されるので短くなりますが、よほど英語に堪能でないとそれを管理するのは大変だと思いますから、あまり現実的ではない気がします。

そこで活用したいのが冒頭で書いた「URL短縮ツール」です。「URL短縮ツール」でググればいっぱい出てくると思いますが、その中でお勧めするのは2つ。

どちらも使い方の基本はURLを入力窓に貼り付けてボタンをクリックするだけと簡単です。

https://www.dropbox.com/s/dwzg045wri26ezk/%E3%81%93%E3%82%8C%E3%81%AF%E3%83%86%E3%82%B9%E3%83%88%E3%81%A7%E3%81%99%E3%80%82?dl=0

↓これを短縮してみると、

https://goo.gl/nsGW77

なんとこんなにスッキリします。メーラーによっては長いURLが変に改行されてしまって、受け手側でそのURLをつなげ直さないといけないなんてこともあるので、こちらの方が親切だと思います。

それともう1つ、この2つのサービスを利用すると、短縮URLがクリックされた数がカウントできるという特徴があります。

例)Google url shortener

goo.gl

例)bitly

bitly

と、それぞれクリック数がカウントできるのが確認できます。

メールでは開封確認というものがありますが、それだけでは共有したいファイルのダウンロードURLにアクセスされたかどうかまでは確認できません。もちろんこれも確実にダウンロードされたかまでの確認には至りませんが、少なくともダウンロードURLにアクセスしたかどうかということまでは確認できます。

ちなみにこの短縮URLツールはメルマガ内のURLクリック率の集計なんかに使われることが多いようですよ。

短縮URLサービスをもっと便利に使えるツール

さてこの短縮URLサービスですが、それぞれもっと便利に使えるツールが用意されています。

Google url shortener用
Google Chrome拡張機能

googl-url-shortener

Google Chromeを使用しているなら、アドオン(拡張機能)で簡単にURLを短縮できます。

アドオンインストールURL:https://chrome.google.com/webstore/detail/googl-url-shortener/iblijlcdoidgdpfknkckljiocdbnlagk

Mac用のURL短縮ツール(URL Shortener – with goo.gl and more)

これはMac用のAppでして、インストールすればメニューバー上にアイコンが表示されます。

url_shortner

短縮したいURLをコピーしている状態(クリップボードに保存されている状態。通常その状態は目には見えないですけど)で、このアイコンをクリックします。

url_shortner02

そうするとこのように「URLが短縮されましたよ」と表示されるので、このままメール等にペーストすると短縮したURLが貼り付けられるという仕組みです。

例)

https://www.dropbox.com/s/dwzg045wri26ezk/%E3%81%93%E3%82%8C%E3%81%AF%E3%83%86%E3%82%B9%E3%83%88%E3%81%A7%E3%81%99%E3%80%82?dl=0

↓上記URLをコピーしておいた状態でアイコンをクリック、それを貼り付けてみると…

https://goo.gl/WwQe7o

このように短縮されていることが確認できます。ちなみにお気づきの方もいると思いますが、URLはGoogleのURL短縮サービスのものです。

これはこの「URL Shortener – with goo.gl and more」というアプリでそうするように設定しているからなのです。

url_shortner03

このアプリでGoogleのサービス「goo.gl」を使おうとすると課金(240円)が必要なのですが、私の場合は先程紹介したリンク数をカウントをしたかったので、導入しております。

まとめ

「Dropbox」と「URL Shortener – with goo.gl and more」の2つを駆使すれば、

dropbox

共有したいファイルで右クリック、「Dropbox リンクを共有」をクリック

続いて「URL Shortener – with goo.gl and more」のアイコンをクリック

url_shortner02

これだけでDropboxの共有リンクが短縮されますので、そのまめメール文面などに貼り付け。

https://goo.gl/WwQe7o

と、ブラウザを使うことなく手早くファイル共有することが可能です。



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